Kostenstellen eignen sich hervorragend, um interne Ausgaben zu verfolgen, die Weiterbelastung zu verwalten und sicherzustellen, dass Fahrten innerhalb der Richtlinien des Geschäftskontos bleiben.
Wenn ein Mitarbeiter von einer privaten zu einer Geschäftsreise wechselt, muss er vor der Buchung eine Kostenstelle eingeben. Dies dient als Erinnerung daran, die Zahlungsmethode entsprechend zu aktualisieren.
Um zu beginnen, klicke einfach auf „Kostenstellen hinzufügen“. Diese sind optional und du kannst so viele erstellen, wie du benötigst.
Sobald du auf „Hinzufügen“ klickst, werden sie in der Kostenstellenliste angezeigt. Um sie zu löschen, markierst du das Kästchen neben der entsprechenden Stelle und klickst auf „Löschen“.
So machst du Kostenstellen verpflichtend
Wenn du Kostenstellen als erforderlich festlegst, wird sichergestellt, dass Mitarbeiter bei der Buchung einer Fahrt aufgefordert werden, eine hinzuzufügen. Dies trägt zu einer reibungslosen Berichterstattung bei und erinnert sie daran, bei Bedarf auf eine persönliche Zahlungsmethode umzusteigen, um unangenehme Erklärungen für private Fahrten zu vermeiden.
So machst du Kostenstellen verpflichtend:
- Gehe im Admin-Bereich auf die Registerkarte „Einstellungen“ und wähle dann „Reisen“ aus.
- Aktiviere unter „Erforderliche Buchungsinformationen“ das Kontrollkästchen „Kostenstelle“
Danach können Mitarbeiter keine Fahrten mehr auf das Firmenkonto buchen, ohne eine Kostenstelle einzugeben, wodurch nicht autorisierte Buchungen verhindert werden.