Les centres de coûts permettent de suivre les dépenses internes, de gérer la refacturation et de s'assurer que les voyages restent dans le cadre de votre politique de compte professionnel.
Si un employé passe d'un voyage personnel à un voyage d'affaires, il doit saisir un centre de coûts avant de réserver. Cela sert de rappel pour mettre à jour le mode de paiement en conséquence.
Pour commencer, cliquez simplement sur « Ajouter des centres de coûts ». Ils sont facultatifs et vous pouvez en créer autant que nécessaire.
Une fois que vous avez cliqué sur « Ajouter », ils apparaissent dans la liste des centres de coûts. Pour les supprimer, il vous suffit de cocher la case correspondant au centre concerné et de cliquer sur « Supprimer ».
Comment rendre les Centres de coûts obligatoires
En rendant les centres de coûts obligatoires , vous vous assurez que les employés sont invités à en ajouter un lorsqu'ils réservent un voyage. Cela permet d'assurer la fluidité des rapports et de leur rappeler de passer à un mode de paiement personnel si nécessaire, évitant ainsi des explications embarrassantes pour les voyages personnels.
Pour rendre les centres de coûts obligatoires :
- Allez dans l'onglet « Paramètres » du panneau d'administration et sélectionnez « Voyages
- Sous « Informations de réservation requises », cochez la case « Centre de coûts ».
Ensuite, les employés ne pourront plus réserver de voyages sur le compte de l'entreprise sans indiquer un centre de coûts, ce qui empêchera les réservations non autorisées.