Les centres de coûts sont des mesures utiles pour l'affectation des dépenses si votre entreprise procède à de nombreuses refacturations, mais aussi pour le suivi des dépenses internes et la prévention des voyages effectués en dehors de votre politique de compte professionnel.
Si un voyageur effectue un voyage d'affaires et souhaite ensuite effectuer un voyage personnel, il devra saisir un centre de coûts avant de procéder à la réservation. Il sera donc averti du fait que le mode de paiement doit être modifié.
Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur "Ajouter des centres de coûts". Les centres de coûts sont facultatifs et vous pouvez en avoir autant que vous le souhaitez.
Une fois que vous avez cliqué sur "Ajouter", ils apparaissent dans la liste des centres de coûts. Pour les supprimer, cochez la case située à côté du centre concerné et cliquez sur "Supprimer".
Les centres de coûts peuvent également être définis comme obligatoires, ce qui signifie que les employés seront invités à en ajouter un chaque fois qu'ils réserveront un voyage. Il s'agit d'un rappel au voyageur, qui garantit le bon déroulement de vos rapports, mais qui est également pratique au cas où quelqu'un aurait accidentellement oublié de modifier le mode de paiement. Le rappel l'invitera à utiliser une carte personnelle ou de l'argent liquide, ce qui signifie qu'aucune explication embarrassante ne sera nécessaire pour un voyage en dehors des heures de travail.