Las políticas de viaje son conjuntos de restricciones que puedes habilitar en tu cuenta. Se pueden establecer para toda la cuenta o para grupos de empleados, dependiendo de cómo quieras usarlas. Actualmente hay tres tipos de políticas de viaje:
Tiempo: Puedes permitir que los empleados utilicen la Cuenta de Empresa en cualquier momento o restringir el uso a las horas de trabajo (de lunes a viernes) o establecer un rango de tiempo personalizado.
Vehículo: Si deseas que tus empleados sólo viajen en taxis regulares y no en ejecutivos/lite/XL, esto puede ser establecido.
Pago: Los empleados pueden ser restringidos a sólo reservar viajes que se pagarán con su tarjeta de crédito individual y luego se les devolverá el gasto o pueden reservar en la cuenta corporativa.
¿Cómo empiezo?
En primer lugar, necesitarás tener habilitadas las políticas de viaje para tu cuenta empresarial. Sólo ponte en contacto con nosotros y lo podemos configurar en la cuenta. Una vez que confirmemos que esta función se ha añadido a tu panel de administración, deberás crear los 'Grupos' a los que deseas que se apliquen sus políticas de viaje.
¿Cómo creo un grupo?
Para crear un grupo, debes ir a la sección "Empleados" del panel de administración y luego a "Grupos".
Una vez que selecciones "Crear grupo", rellenarás el nombre del grupo, así como la descripción.
En este caso, estamos haciendo un grupo para empleados que trabajan hasta tarde y toman un taxi a casa cada noche.
Cuando hayas rellenado los dos campos, harás clic en "Añadir empleados" para empezar a elegir quién formará parte de este grupo. Puedes buscar por nombre o dirección de correo electrónico del empleado escribiendo en el cuadro de abajo o puedes elegir "Seleccionar todos los empleados" si quieres que se incluya a todos los miembros de la cuenta.
Marca la casilla resaltada a la derecha del nombre de cada empleado para seleccionarlo y su dirección de correo electrónico aparecerá al final de la lista. Cuando estés satisfecho con tu selección, haz clic en "Añadir empleados" para completar el grupo y volverás a la página de creación del grupo.
Cuando hagas clic en "Guardar cambios", podrás ver el grupo recién creado.
¿Cómo creo una política de viajes?
Ahora que has creado tu grupo de empleados, puedes configurar sus políticas de viajes. Entra a la sección 'Políticas de viajes' en el Panel y haz clic en 'Crear política de viajes'.
Aquí es donde puedes establecer todos los parámetros de una política.
En este ejemplo, dejamos el nombre y la descripción de la política igual que el grupo que acabamos de crear, pero puede cambiarlo si lo deseas.
Puedes establecer por tiempo, vehículo y pago, y te mostraremos las tres opciones aquí. Para "Tiempo", se elige por defecto cualquier momento pero puedes elegir días hábiles o incluso hacerlo personalizado. En este caso, damos un margen de tiempo de 23.00 a 24.00 en días laborables.
Los tipos de vehículos están configurados para seleccionar todos y puedes tener tantos o tan pocos como quieras. Finalmente, puedes elegir tus restricciones de pago. Ambas están pre-seleccionadas, pero vamos a elegir sólo "Cuenta corporativa", ya que no queremos que los empleados tengan que gastar el taxi de vuelta en una etapa posterior.
Una vez que todos los parámetros estén establecidos, se desplazará hacia abajo a "Selección de grupo". El grupo que acabamos de crear (junto con cualquier otro grupo que hayamos creado previamente) aparecerá aquí y todo lo que tenemos que hacer es pulsar el botón de alternancia en la parte derecha del grupo para que el botón se mueva a la derecha y se ponga azul.
Si estás contento con las selecciones que has hecho, todo lo que tienes que hacer ahora es hacer clic en "Guardar cambios" y volverás a la página original, donde podrás ver tu nueva política de viajes.
Si por cualquier motivo desea eliminar una política de viajes, puede hacerlo en cualquier momento seleccionando la política y haciendo clic en "Eliminar esta política". Se le dará la opción de cancelar si se hace clic en ella por error.
Al hacer clic en "Eliminar la política", ésta se eliminará de la lista. El proceso es lo mismo para eliminar los grupos que ya no deseas utilizar, por lo que regresarás a Empleados > Grupos > Seleccionar grupo > "Eliminar este grupo"".